Premessa

La Luiss, Libera Università Internazionale degli Studi Sociali Guido Carli (di seguito Luiss), è un’Università autonoma che offre un modello formativo avanzato.

La presente informativa descrive le caratteristiche dei trattamenti svolti dalla Luiss sui dati personali degli studenti, raccolti in occasione dell’immatricolazione ai Corsi di laurea, evidenziando i diritti che la normativa garantisce all’interessato.

L’informativa viene periodicamente aggiornata, per adattarla alla normativa vigente o alle nuove modalità d trattamento dei dati personali.

Quali dati personali raccogliamo?

Il Titolare del trattamento raccoglie e tratta i seguenti dati personali:

• dati identificativi dell’interessato (nome, cognome, luogo e data di nascita, C.F., cittadinanza);
• immagine;
• dati di contatto (indirizzo di residenza, e-mail, telefono);
• dati relativi al percorso di studi;
• dati relativi alla conoscenza di lingue straniere;
• dati particolari (sensibili), esclusivamente qualora necessario all’esecuzione delle obbligazioni contrattuali con l’interessato (es. dati di salute, handicap anche parziali…);
• dati indicativi della situazione reddituale e patrimoniale (ISEE, ecc….).

Per quali finalità raccogliamo i Suoi dati e perché il trattamento è legittimo?

Il Titolare raccoglie e tratta le informazioni personali dell’interessato perseguendo le seguenti finalità:

• gestire, anche dal punto di vista amministrativo, il rapporto con l’iscritto organizzando il complesso delle attività di formazione, di supporto alla didattica e di accertamento delle competenze acquisite, tramite esami e test intermedi di verifica, nonché tramite prova finale, sottoporre all’interessato questionari di gradimento relativi ai servizi offerti dall’Ateneo (la legittimazione giuridica del trattamento è rinvenibile nel contratto sottoscritto tra l’Università e l’iscritto);
• gestire, dal punto di vista contabile e fiscale, i rapporti con l’iscritto (la legittimazione giuridica del trattamento è rinvenibile nel contratto e nelle disposizioni della legge in materia);
• gestire l’eventuale erogazione delle borse di studio (la legittimazione giuridica del trattamento è rinvenibile nella fase precontrattuale e/o contrattuale intercorrente tra l’Università e l’iscritto);
• gestire l’eventuale attribuzione di alloggi convenzionati (la legittimazione giuridica del trattamento è rinvenibile nel contratto intercorrente tra l’Università e l’iscritto);
• gestire l’eventuale esonero dal pagamento dei contributi universitari degli studenti con disabilità accertata (la legittimazione giuridica del trattamento è rinvenibile nelle disposizioni della legge in materia);
• erogare i servizi della biblioteca, mettendo a disposizione dell’interessato il materiale didattico per lo studio, la formazione e le ricerche (la legittimazione giuridica del trattamento è rinvenibile nel contratto sottoscritto tra l’Università e l’iscritto);
• offrire e gestire servizi di placement e stage, anche attraverso la compilazione della biografia dello studente (la legittimazione giuridica del trattamento è rinvenibile nel contratto sottoscritto tra l’Università e l’iscritto);
• inviare comunicazioni commerciali e newsletter relative ai servizi offerti ed alle iniziative promosse, invitare l’interessato ad eventi, eventi formativi o a partecipare a corsi inerenti al percorso formativo (la legittimazione giuridica è rinvenibile nel consenso dell’interessato);
• gestire l’accesso e la fruizione dei servizi informatici - come ad esempio la creazione dell’account di posta elettronica e la piattaforma e-learning - e verificarne il corretto utilizzo, (la legittimazione giuridica è rinvenibile nel contratto sottoscritto tra Ateneo e interessato);
• gestire specifiche richieste motivate dallo stato di salute dello studente (la legittimazione giuridica del trattamento è l’articolo 9, paragrafo 2, lettera g);
• consentire all’Ateneo di svolgere attività di customer relationship management, individuando il profilo dell’interessato, i suoi interessi, le sue esperienze, abilità, conoscenze, hobby, e di conseguenza offrendo allo stesso occasioni di crescita professionale e personale (la base giuridica del trattamento è rinvenibile nel consenso dell’interessato).

Con quali modalità il Titolare tratta i Suoi dati personali e per quanto tempo li conserva?

I dati personali dell’interessato sono trattati in modalità elettronica (servers, database in cloud, software applicativi etc.).

Il Titolare conserva le informazioni dell’interessato per un periodo di tempo individuato secondo i criteri di prescrizione civile e nel rispetto di specifiche leggi di settore, nonché in base ai termini necessari per il corretto perseguimento delle finalità sopra individuate.

A chi comunichiamo i Suoi dati personali?

• ambito di comunicazione interno

Possono accedere ai dati personali dell’iscritto solo i dipendenti e i collaboratori dell’Ateneo che ne abbiano necessità per offrirle i servizi richiesti e limitatamente alle sole informazioni a ciò strumentali e connesse. In particolare:

• personale amministrativo;
• personale docente;
• tutor didattici e collaboratori.

I nostri dipendenti e collaboratori sono stati informati e formati sull’importanza del rispetto dei principi e delle regole in materia di trattamento dei dati personali.

• ambito di comunicazione esterno

Il Titolare condivide le informazioni personali degli interessati con alcuni fornitori che la coadiuvano nell’erogazione dei servizi richiesti e che sono a tal fine specificatamente nominati in qualità di Responsabili esterni del trattamento. In particolare:

• terze parti delle quali il Titolare si avvale per la gestione degli aspetti fiscali e contabili del rapporto (ad esempio gli istituti di credito);
• terze parti delle quali il Titolare si avvale per la prestazione dei servizi assicurativi;
• terze parti delle quali il Titolare si avvale per l’erogazione dei servizi strumentali alla gestione del complesso dei rapporti con l’interessato;
• terze parti delle quali il Titolare si avvale per l’eventuale erogazione delle borse di studio;
• terze parti (pubbliche o private) delle quali il Titolare si avvale al fine di offrire e gestire servizi di placement e stage.

Qualora il fornitore acceda ai dati, lo farà rispettando la normativa vigente in materia di protezione dei dati personali e le istruzioni impartite dal Titolare.

Quest’ultimo non comunica informazioni personali ad altre terze parti senza il consenso dell’interessato, a meno che ciò non sia richiesto dalla legge o da un’Autorità:

• nel caso in cui sia necessario per motivi di sicurezza nazionale;
• per motivi di interesse generale;
• in relazione ad una richiesta proveniente dalle Autorità pubbliche.

I Suoi dati vengono trasferiti all’estero?

I dati personali dell’interessato vengono trasferiti all’estero per la fornitura di alcuni servizi: il trasferimento in questi casi si fonda su decisioni di adeguatezza o sulle clausole standard della Commissione Europea. Lo studente potrà ricevere maggiori informazioni sui Paesi di destinazione e i servizi che implicano il trasferimento rivolgendosi a privacy@luiss.it.

Qualora lo studente richiedesse di partecipare a programmi di scambio internazionale riceverà una specifica informativa che darà evidenza dei relativi trasferimenti dei dati personali all’estero.

Quali sono i Suoi diritti come interessato del trattamento e come può esercitarli?

Il Regolamento europeo in materia di protezione dei dati personali (2016/679) garantisce all’interessato del trattamento specifici diritti. In particolare, il diritto di accesso, rettifica, opposizione a trattamenti finalizzati ad attività commerciali o esclusivamente automatizzati, cancellazione, limitazione e portabilità del dato, nonché il diritto di rivolgersi all’Autorità garante per la protezione dei dati personali.

Qualora l’interessato desideri esercitare i diritti riconosciuti dalla legge potrà inviare, senza alcuna formalità, una e-mail all’indirizzo privacy@luiss.it o scrivere al Titolare, la Luiss Guido Carli, all’indirizzo di Viale Pola n. 12 – 00198 – Roma, specificando la propria richiesta e fornendo le informazioni necessarie all’identificazione dell’istante.

I riferimenti del Responsabile per la protezione dei dati personali (RPD o Data Protection Officer, DPO) sono consultabili sul sito web del Titolare http://www.luiss.it/contatti.

Il Titolare avrà cura di fornirle riscontro entro un mese. Qualora non riuscisse a fornire riscontro entro il termine sopra indicato le darà una spiegazione dettagliata sulle motivazioni per le quali non può soddisfare la Sua richiesta.